প্রেস রিলিজ লেখার নিয়ম কি?

প্রায়ই বন্ধুবান্ধব বা পরিচিতরা ফোন করে জিজ্ঞেস করেন “প্রেস রিলিজের কোনও ফরম্যাট আছে” কিনা। এদের অনেকেই কমিউনিকেশন এক্সপার্ট নন, কারণ কমিউনিকেশন এক্সপার্ট হলে তো প্রেস রিলিজ লিখতে পারার কথা। অনেকেই আছেন, শুধু ফরম্যাট বলে দিলেই তাদের হয় না, আবার একটা বা দুটো স্যাম্পল প্রেস রিলিজও তাদের দিয়ে দিতে হয় যাতে তারা সেটা দেখে একটা ধারণা পেতে পারেন কিভাবে প্রেস রিলিজ লিখতে হয়। সুতরাং, এই লেখাটা মুলত তাদের কথা মাথায় রেখে লেখা। তবে আমি মনে করি যারা এমনিতেই প্রচুর প্রেস রিলিজ লেখেন বা প্রেস রিলিজ ভালো লিখতে পারেন, তারাও এখান থেকে কিছু শিখতে পারবেন। আমি নিজে এক সময় সাংবাদিক ছিলাম, প্রচুর প্রেস রিলিজ আমার হাত দিয়ে ছাপা হয়েছে। সাংবাদিকতা ছাড়ার পর নিজেও প্রচুর প্রেস রিলিজ লিখেছি। সুতরাং, কিভাবে প্রেস রিলিজ লিখলে সেটা ছাপা হওয়ার সম্ভাবনা বেশি, সেটা আমার ভালোই শেখা হয়েছে।

প্রেস রিলিজ লেখার নিয়ম-কানুন নিয়ে আলোচনা করার জন্য আমাকে কিছু উদাহরণের সাহায্য নিতে হবে। এই উদাহরণগুলো আমার নিজের অভিজ্ঞতা থেকেই নেয়া। তবে আসল প্রতিষ্ঠানগুলোর নাম উল্লেখ করতে চাই না, তাই একটি কাল্পনিক প্রতিষ্ঠানের নাম এখানে ব্যবহার করবো। ধরা যাক, প্রতিষ্ঠানটির নাম এবিসি ফাউন্ডেশন, অফিস ঢাকার বনানী ১১ নম্বর রোডে।

প্রথম নিয়ম হলো, প্রেস রিলিজটা প্রতিষ্ঠানের লেটারহেড বা প্যাডে হতে হবে। একেক প্রতিষ্ঠানের লেটারহেড একেকরকম হয়ে থাকে। কারোটা simplistic কারোটা আবার artistic কারোটা আবার minimalistic হয়ে থাকে।

• প্রেস রিলিজ অবশ্যই আপনার প্রতিষ্ঠানের লেটারহেড বা প্যাডে দিতে হবে।
• শুরুতে পৃষ্ঠার বাঁ দিকে (লেটারহেডের ঠিক নিচে এবং হেডলাইনের ওপরে) “প্রেস রিলিজ” কথাটা লেখা থাকবে। একই লাইনে পৃষ্ঠার ডান দিকে তারিখ দিতে হবে। এক্ষেত্রে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড-এর “রাইট ট্যাব” অপশনটা ব্যবহার করতে পারেন। তারিখটা হতে হবে সেদিনের যেদিন প্রেস রিলিজটা ছাড়া হবে। তারিখের আগে অনেকেই একটা “ঢাকা” জুড়ে দেন। যদি আপনার লেটারহেডে প্রতিষ্ঠানের ঠিকানা লেখা থাকে (এই স্যাম্পলে যেমন নিচে আছে) তাহলে জায়গার নাম লেখাটা অপ্রয়োজনীয়। অবশ্য যদি আপনি ইন্টারন্যাশনাল মিডিয়ার জন্য প্রেস রিলিজ লেখেন, তাহলে শহরের নামটা দিতে পারেন।
• তার ঠিক পরপরই থাকবে হেডলাইন। তারিখের লাইন এবং হেডলাইনের মাঝে ২ লাইনের গ্যাপ থাকতে হবে, অর্থাৎ, কিবোর্ডে দুবার এন্টার চাপতে হবে। “এবিসি ফাউন্ডেশনের গবেষণাপত্র প্রকাশ” বা “এবিসি ফাউন্ডেশনের বার্ষিক প্রতিবেদন প্রকাশ” – এ ধরণের হেডলাইন বর্জন করতে হবে। পত্রিকায় যেভাবে হেডলাইন লেখা হয়, সেভাবে দিতে হবে, সর্বোচ্চ ১০-১২ শব্দে হতে হবে এবং দুই বা তিন লাইনে ভাগ করে দিতে হবে। হেডলাইনের ফন্ট সাইজ বাকি প্রেস রিলিজের ফন্ট সাইজের চেয়ে ২ বা ৩ পয়েন্ট বেশি হতে হবে। অবশ্যই হেডলাইন বোল্ড করে দিতে হবে। প্রয়োজনে কমা, ড্যাশ, হাইফেন, ইনভার্টেড কমা, অ্যাপস্ট্রফি থাকতে পারে কিন্তু সেমিকোলন বা ফুলস্টপ অথবা দাড়ি ব্যবহার করা যাবে না।
• হেডলাইনের পরে দুই লাইনের গ্যাপ দিয়ে (অর্থাৎ কিবোর্ডে দুবার এন্টার চেপে) তারপর প্রেস রিলিজের মূল “বডি” শুরু করতে হবে।
• প্রেস রিলিজের প্রথম লাইনটা অর্থাৎ “টপলাইন” সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। এই লাইনটা কত ভালোভাবে লেখা হচ্ছে তার ওপর নির্ভর করে এটা নিউজ হিসেবে ছাপা হবে কিনা। খটোমটো এবং অনেক অনেক সংখ্যায় ভরপুর টপলাইন না লেখাই ভালো। একজন সাংবাদিকের মতো করে চিন্তা করতে হবে: “আমি এই তথ্যগুলো পেলে প্রথম লাইনটা কিভাবে লিখতাম” – এরকম করে চিন্তা করতে হবে। এর একটা সহজ উপায় হলো হেডলাইনে যা লেখা হচ্ছে, সেটাই একটু বিস্তারিত আকারে বা elaborate করে লেখা যেতে পারে।
• টপলাইনটা কখনোই খুব লম্বা করা যাবে না। শব্দ সংখ্যা নির্দিষ্ট করে দেয়া সম্ভব না। Common sense প্রয়োগ করতে হবে। “গত শনিবার অনুষ্ঠিত হলো এবিসি ফাউন্ডেশনের বার্ষিক প্রতিবেদন প্রকাশনা অনুষ্ঠান” – এ ধরণের বাক্য দিয়ে টপলাইন না লেখাই ভালো। ওই অনুষ্ঠানে যারা কথা বলেছেন বা সাংবাদিকদের প্রশ্নের উত্তর দিয়েছেন, তাদের কথা থেকে যে কোনো একটা গুরুত্বপূর্ণ লাইন দিয়ে প্রথম লাইন লেখা যেতে পারে। অথবা, যেমনটা আমাদের উদাহরণে আছে, কোন গবেষণা বা research-এর প্রকাশনা যদি হয়, সেক্ষেত্রে সেই গবেষণার interesting কোন একটা finding দিয়েও টপলাইন বা হেডলাইন করা যেতে পারে। তবে এক্ষেত্রে, আরো একটা বিষয় মাথায় রাখতে হবে: “অমুক বলেছেন…” – এই ধরনের expression টপলাইনে ব্যবহার না করাই ভালো।
• দ্বিতীয় এবং তৃতীয় প্যারা মিলিয়ে অবশ্যই 5W এবং 1H এর উত্তর থাকতে হবে।5W মানে হলো what, where, when, who, why এবং 1H মানে হলো how – অর্থাৎ বিষয় “কি”, ঘটনার জায়গাটা “কোথায়”, হলো “কবে”, উপস্থিত ছিলো “কে কে”, অনুষ্ঠানের উদ্দেশ্য “কি” এবং অনুষ্ঠানটা হলো “কিভাবে” (আমাদের উদাহরণে যেমন “অনলাইনে”; যদি কোনও অডিটরিয়ামে হয়, তার নামটা লিখতে হবে)। তবে, সবগুলো প্রশ্নের উত্তর একটা বাক্যে দিতে গেলে লাইনটা খুব বড় হয়ে যাবে এবং তথ্যগত বা grammatical ভুল হতে পারে। তাই, ২-৩ লাইনে ভাগ করে এগুলো লেখা ভালো।
• সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য বা মন্তব্যগুলো প্রথম তিন প্যারার মধ্যেই দিয়ে দিতে পারলে ভালো।
• একটি ভালো প্রেস রিলিজে অন্তত ৪-৫টি প্যারা থাকতে হবে। প্যারাগুলো খুব লম্বা করা যাবে না, সর্বোচ্চ ৪-৫ লাইনের হওয়া ভালো। কারো বক্তব্য বা quote দিতে হলে তা আলাদা প্যারা করে দিতে হবে। এক্ষেত্রেও একই নিয়ম: কোনভাবেই যেন quote ৩-৪ লাইনের বেশি না হয়।
• প্রেস রিলিজের শেষের দিকে অবশ্যই প্রতিষ্ঠান সম্পর্কে অন্তত একটা প্যারা রাখতে হবে। সেখানে খুব অল্প কথায় প্রতিষ্ঠান সম্পর্কে কিছু গুরুত্বপূর্ণ তথ্য দিতে হবে।
• একটি ভালো প্রেস রিলিজ কখনোই এক পৃষ্ঠার বেশি হওয়া উচিৎ না। এক পৃষ্ঠার বেশি হলে বুঝতে হবে অতিরিক্ত কথা লেখা হয়েছে যা মিডিয়া কখনোই ছাপাবে না। যদি অতিরিক্ত তথ্য দেয়ার প্রয়োজন হয়, তাহলে আলাদা করে প্রেস রিলিজের সাথে প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট শেয়ার করতে পারেন। আমাদের উদাহরণের ক্ষেত্রে যেমন গবেষণা প্রতিবেদনটি। অথবা যদি অনুষ্ঠানে কেউ কোনও প্রেজেন্টেশন দিয়ে থাকেন, তাহলে সেই স্লাইডগুলো দিয়ে দিতে পারেন।
• প্রেস রিলিজের শেষে অবশ্যই – এবং অতি অবশ্যই – প্রতিষ্ঠানের মিডিয়া ম্যানেজার বা কমিউনিকেশন ম্যানেজার বা কমিউনিকেশন/মিডিয়া ফোকাল পার্সনের নাম, পদবী, ফোন নম্বর দিতে হবে।
• প্রেস রিলিজ সম্বলিত ইমেইলটা সাংবাদিক বা মিডিয়া হউজগুলোতে পাঠানোর ক্ষেত্রেও কিছু নিয়ম মানতে হবে।“Dear Bhai, please find, thanks” – এ ধরণের কথা দিয়ে মেইল করা যাবে না। মেইলের বডিতে খুব সংক্ষেপে লিখতে হবে কি উপলক্ষ্যে এই মেইলটা পাঠানো হচ্ছে। মেইলের সাবজেক্ট লাইনে অবশ্যই প্রেস রিলিজের বিষয়টা সংক্ষেপে সুন্দর করে এমনভাবে লিখতে হবে যাতে নিউজ এডিটর বা চিফ রিপোর্টার সাবজেক্ট দেখেই সেটার বিষয়ে আগ্রহ বোধ করেন।
• প্রেস রিলিজ সম্বলিত মেইলের বডিতে গোটা প্রেস রিলিজটা কপি পেস্ট না করাই ভালো।
• প্রতিটা প্রেস রিলিজ ওয়ার্ডে টাইপ করে অবশ্যই পিডিএফ করে দিতে হবে। এবং অবশ্যই পিডিএফের পাশাপাশি, ওয়ার্ড ফাইলটিও মেইলে অ্যাটাচ করে দিতে হবে।
• প্রেস রিলিজের দুটো ভার্সন থাকা ভালো – একটা বাংলা, আরেকটা ইংরেজি।বাংলা প্রত্রিকায় ইংরেজি প্রেস রিলিজ পাঠানো যাবে না। ইংরেজি পত্রিকায় বাংলা প্রেস রিলিজ পাঠানো যাবে না।

এখনো অনেকেই বিজয় কিবোর্ড ব্যবহার করে সুতন্নি ফন্টে বাংলায় প্রেস রিলিজ লেখেন। এই অভ্যাস ত্যাগ করে ইউনিকোডে টাইপ করা শুরু করুন। বাংলাদেশের সব মিডিয়া হাউজ এখন ইউনিকোড ফন্ট ব্যবহার করে। সুতন্নিতে টাইপ করার সমস্যা হলো, মিডিয়া হাউজগুলোতে পাঠানোর পর, সেখানে কাউকে দিয়ে ওটাকে হয় নতুন করে ইউনিকোডে টাইপ করাতে হবে, নয়তো কনভার্ট করাতে হবে। এটা একটা back-dated, বিরক্তিকর এবং অপ্রয়োজনীয় প্রক্রিয়া। কোন মিডিয়া হাউজে যদি নতুন করে টাইপ করার বা কনভার্ট করার লোক না থাকে তাহলে হয়তো প্রেস রিলিজটা বাদই পড়ে যাবে। তারচেয়ে প্রেস রিলিজটা যদি ইউনিকোডেই লেখা হয় তাহলে সেখানে থেকে সাংবাদিকরা সরাসরি কপি পেস্ট করে নিতে পারবেন।

• কোনো ইভেন্টের অন্তত দুই দিন আগে একটা প্রেস রিলিজের পূর্ণাঙ্গ draft তৈরি করে ফেলতে হবে। ইভেন্টের সময় অবশ্যই কাউকে দায়িত্ব দিতে হবে যেন সে গুরুত্বপূর্ণ যেসব আলোচনা বা প্রশ্নোত্তর হচ্ছে সেখান থেকে নোট নেয়। ইভেন্ট শেষ হওয়ার পরপরই, নোট দেখে প্রেস রিলিজ আপডেট করে ফেলতে হবে। ধরা যাক ইভেন্ট লাঞ্চের আগে শেষ হলো। সেক্ষেত্রে, যার নোট নেয়ার দায়িত্ব, সে কখনোই লাঞ্চে বসে যাবে না। ইভেন্ট শেষ হওয়ার পর তার প্রথম কাজ হলো নোট-এর উপর ভিত্তি করে প্রেস রিলিজের ড্রাফট আপডেট করা। এবং সম্ভব হলে, লাঞ্চ শেষ হওয়ার আগেই সেটা ফাইনাল করে, যেসব সাংবাদিকরা ইভেন্ট কাভার করতে এসেছেন এবং লাঞ্চ করছেন, তাদের হাতে সেই প্রেস রিলিজের একটা প্রিন্টআউট দিয়ে দেয়া।
• প্রেস রিলিজ অবশ্যই বিকাল ৪টার মধ্যে মিডিয়া হাউজ এবং সাংবাদিকদের মেইল করে দিতে হবে। দৈনিক পত্রিকায় প্রেস রিলিজের নিউজ সাধারণত ভেতরের পাতাগুলোতে ছাপা হয়। এই ভেতরের পাতাগুলোতে কি কি নিউজ যাবে তা সাধারণত বিকাল ৫টার মধ্যে ঠিক হয়ে যায়। প্রথম পাতা, তৃতীয় পাতা বা পেছনের পাতাগুলোই শুধু রাতের দিকে ফাইনাল হয়। প্রেস রিলিজ পাঠাতে দেরি হলে ছাপা হওয়ার সম্ভাবনা কমে যায়।

প্রেস রিলিজ তো লেখা হলো, এবার ছাপাবেন কিভাবে? আগে এক সময় প্রেস রিলিজ ফ্যাক্স করে দেয়া হতো। সেই ফ্যাক্স থাকতো মিডিয়া হাউজের চিফ রিপোর্টার বা নিউজ এডিটরের ডেস্কে। তিনি ফ্যাক্স থেকে বের হওয়া প্রেস রিলিজ দেখে সিদ্ধান্ত নিতেন সেটা ছাপা হবে কি না। ইদানিং অবশ্য কেউ আর ফ্যাক্স করে না। সরাসরি মেইল করে দেয়া হয়। এখন প্রশ্ন হলো মেইলটা করবেন কাকে? মেইলটা অবশ্যই করতে হবে চিফ রিপোর্টারকে। পাশাপাশি, আপনার যদি ওই মিডিয়া হাউজের অন্য কোনও সাংবাদিকের সাথে পরিচয় থাকে, তাহলে তাকেও মেইলের সিসি-তে রাখতে পারেন। সেক্ষেত্রে আপনার পরিচিত সাংবাদিকের মাধ্যমে খোঁজ নিতে পারবেন সেটা ছাপা হবে কিনা। আরেকটা বিষয় হলো, চিফ রিপোর্টার যদি আপনার ইমেইল না খোলেন? সুতরাং, বিভিন্ন মিডিয়া হাউজের চিফ রিপোর্টারদের সাথে যতখানি সম্ভব ব্যক্তিগত পরিচয় তৈরি করে নিতে হবে। তাদের মোবাইলে আপনার ফোন নম্বরটা যেন store করা থাকে, সেটা নিশ্চিত করতে পারলেই অনেকটা কাজ হবে। আপনার ইমেইল অ্যাড্রেসটা যেন তিনি চেনেন তার ব্যবস্থা নিতে হবে। প্রেস রিলিজটা মেইল করার পর চিফ রিপোর্টারকে অবশ্যই একটা ফোন দিয়ে নিশ্চিত হয়ে নেবেন যে তিনি আপনার মেইলটা পেয়েছেন কিনা।